マニュアルで業務を「見える化」
直感的な操作で表や画像、PDF、地図やスライドなど、さまざまなコンテンツを使ったマニュアルを作成できます。スマートフォンやタブレットの表示に対応。検索やフォルダー、カテゴリー分けで必要な文書に素早くアクセス。
社内でログインしたユーザーだけに見せることはもちろん、独自ドメインでインターネットに公開して、自社のマニュアルサイトとして提供できます。デザインのカスタマイズにも対応しています。
マニュアルが業務システムになる「ワークフロー」
Runbookのワークフローはマニュアルから直接入力できるから、ITに不慣れな方でもマニュアルどおりに作業するだけで「業務がまわる」！
マニュアルの中に直接フォームが入れられるので、マニュアルを読みながら入力していくだけで、業務が進行します。条件分岐を使えば、ユーザーの所属する部署や、選択・入力した内容によって、表示されるマニュアルが変化します。入力したデータはkintoneやGoogleスプレッドシートに保存することもできます。
依頼・申請に担当者を「アサイン」
Runbookのワークフローは複数人での作業にも対応できます。担当者をアサインすると、担当者が処理を行うまでプロセスが待ち状態になります。ヘルプデスク業務や、新入社員のための各種手続きなど、相互にやりとりを行う業務をRunbookでしくみ化できます。
依頼する側、される側どちらにもマニュアルが表示されるので、スタッフの入れ替えが発生しても業務が遅延することはありません。外部からの申し込みにも使えます。
「あなたの業務のための」マニュアルをkintoneに
kintoneの使い方は、使う部署や業務によってさまざまです。プラグインをインストールすることで、kintoneのアプリ内にあなたの業務のためのマニュアルやガイドを表示できます。kintoneの操作方法や、各アプリの使い方を、画像や動画を使って分かりやすく説明できます。
kintoneのアプリにRunbookのマニュアルを表示することで、ITの知識がない方でもkintoneの操作に迷わないだけでなく、kintoneのアプリを使った業務の手順を、マニュアルとして一元管理できます。
メールだってマニュアルになる
作業の依頼や指示、完了の報告などを、メールで送信できます。メールの文面は自由に編集でき、プロセスの進行状況や、フォームに入力された内容が挿入されるので、業務や顧客に合わせた内容のメールを送信できます。つまりメールもマニュアルの一部になるのです。
データ連携機能を使って、SlackやLINEなどのメッセージアプリに通知を送ることもできます。メッセージアプリに通知を送ることで、業務の進捗状況をリアルタイムで把握できます。
マニュアルを業務システムの「フロント」に
今では複数のクラウドツールを組み合わせて使うのが当たり前になりましたが、利用者にとっては複数のシステムの操作を覚えるのは負担がかかるものです。
Runbookのデータ連携機能を使うと、一般の利用者にはRunbookのマニュアル画面から操作を行ってもらい、その内容を逐一kintoneや他のクラウドサービスにデータ連携することが可能になります。専用ツールの難しい用語を覚える必要もなくなり、Runbookのゲストユーザーを利用することでコストも抑えられます。
