【導入事例】社内の情報をRunbookで一元化。複雑なライセンス業務を支える「頼れるマニュアル」へ

― まず、Runbook導入前、業務マニュアルや手順書はどのように管理されていたのでしょうか？

小泊氏： 元々、ライセンス業務などの社内業務マニュアルは、キントーンに全てまとめていました。しかし、ライセンス関連の情報量が多く、ひとつのアプリには収まりきりませんでした。 前任者が別のツールで作っていた資料もあり、情報が点在している状態 でした。「一箇所に統合したい」という社内の要望がある中で、四宮社長からRunbookを使ってみないかと提案があり、導入に至りました。

― マニュアルの運用で、特に課題を感じていたのはどんな点ですか？

小泊氏：ライセンスの発行作業はメーカーごとに手順が異なり、とても覚えきれません。 属人化も起こりやすく、誰でも同じ品質で作業できる環境が必要でした。

中島氏： 以前は、どこかに書いてあるのを見た記憶があるけれど、それが一元化されていなかったため、必要な情報に辿り着くのが大変でした。

― そのような状況から、Runbookに移行されたきっかけと、選定された理由を教えてください。

小泊氏： 会社でRunbookを使うという話が出たとき、ライセンス業務の手順が散らばっているのを一箇所にまとめたいという動機が一番にありました。割と早い段階でライセンス業務からRunbookに移行しようという話になり、移行を始めました。

― Runbookのどういった点が、他のツールと比較して優れていると感じられましたか？

小泊氏： Runbookは、とにかく視覚的に見やすく、手順を順番に追って表示できる構造が優れています。これまでは、表形式で情報が並んでいたので、区切りや流れが見えづらく、どこから読めばいいか分かりにくいことがありました。Runbookは手順を上から順に読める構造なので、とても理解しやすいと感じました。

中島氏： マニュアルとして“読みやすい形”に自然となるのが良いですね。自分がやりたい業務があったら、カテゴリーがパッと分かれているので、すぐに探しに行けます。

― 現在、ライセンス業務以外では、どのような業務手順をRunbookに移行されていますか？

小泊氏： 主に、ライセンス業務や受発注業務、請求管理、サポート業務など、社内業務手順をまとめるために利用しています。その他にも、イベントでの対応マニュアルや、顧客向け製品資料の公開、福利厚生の情報整理など、幅広い用途に使っています。

― 導入から実際に運用を開始するまで、どのくらいの期間でしたか？

小泊氏： ライセンス関連の手順は元々情報があったため、Runbookへの転記自体は1ヶ月もかからずに運用開始できました。

― スムーズに移行できた一方で、大変だった点はありますか？

小泊氏： 旧マニュアルの情報がいつ更新されたのかが分かりにくいものがあったので、転記の際に「この情報、今違うよね」と確認し、古い情報をリライトする手間がありました。

― 情報を最新に保つというのはマニュアル運用で最も重要ですね。

中島氏： ライセンス手続きは頻繁に変更が発生するので、Runbookであれば、気づいた人がすぐに情報を追加、修正、または削除できる点が非常に便利です。

小泊氏： 「ここ違うかも」と思ったらすぐ反映できるので、チームとしても非常に助かっています。

― Runbookに詳細な手順をまとめておくことで、どのような効果を期待されていますか？

小泊氏： 私が不在であっても、詳細な手順をまとめておくことで、他の人が対応できる状態を目指しています。

― 複雑な手続きを整理するために、何か工夫されている点はありますか？

小泊氏： とにかく「あの手続きはどこに書いてあるんだっけ」を、一番探しやすい方法で整理することを心がけて、フォルダーの分け方を考えるようにしています。

中島氏： 大まかな分類で探しやすいです。特に代理店の手続きが特殊なので、他の手続きと分けてくれているのが、かえって分かりやすいと感じています。

― お気に入りの機能はありますか？

小泊氏： 画像に直接書き込みができる機能には感動しました！外部ツールを使って「ここですよ」という加工をしたり、編集し直したりする手間が省けるのはすごいです。以前は画像編集ツールを使って枠を書き込んでいたので、その手間がなくなります。

中島氏： 画像に直接書き込めるのは、スクリーンショットを撮って、また外部ツールで編集して、という手間が省けるので、すごく便利かもしれないですね。

小泊氏：あと、私が地味に気に入っているのが、記事の下に最終更新の日付が入っていることで、いつ最新の状態にしたのかが分かるので助かっています。あ、これ２年前に更新したんだとか。

― Runbook導入前後で、業務効率に変化はありましたか？

小泊氏： 何よりもアクセスしやすさが向上したことが最大のメリットです。ピンポイントで必要な手続き記事にたどり着けるようになり、結果的に、一覧から探す手間や検索に頼らなくても済むようになり、クリック数が減りました。

中島氏： 「Runbookのおかげで仕事ができている」と感じています。不安が解消されて、人に聞かなくても解決できる場所があるのが非常に助かっています。たとえ細かい変更があっても、すぐに誰かが追加や修正をしてくれるので、常に最新の情報で業務を遂行できる安心感があります。

― 今後、Runbookを使って改善したい業務や、欲しい機能はありますか？

小泊氏： 要望としては、まず文字の装飾を増やしてほしいです。例えば、ここだけ赤文字にしたい、という要望は多いです(※)。また、見出しではない部分の文字の大きさを変更できる機能もあると、メリハリをつけやすくなります。

小泊氏： Runbookは連携機能が充実しているので、チェックリストを作って、作業の進捗を kintone に反映できると便利だと考えています。例えば、SIチームでも、開発終了後の対応手順をチェックリストとして作成する試みがあります。

中島氏： 複雑な手続きの説明と確認を伴う業務にも有効だと感じています。例えば、イベントの登壇者への注意事項をRunbookのフォーム機能で伝え、確認してもらうなど、連携機能は活用できそうです。

― 複雑なマニュアルと確認、そして進捗管理を連携させることで、業務がより確実になりますね。

小泊氏： Runbook導入の最大のメリットは、何よりもアクセスしやすさが向上したことです。検索に頼らずとも、カテゴリーをたどって目的の情報にすぐたどり着ける構造が、日々の業務効率を大きく改善してくれました。これは、情報が散らばっている企業にとって、業務効率化の大きな改善点になると思います。