【導入事例】「そこ見て」がすぐ伝わる。作る人にも、見る人にもやさしい製品マニュアルを実現できた

― 本日はありがとうございます。まずは、Runbook導入前のマニュアル管理の状況と、抱えていた課題についてお聞かせください。

髙野氏： 以前は一時的にGoogleドキュメントでマニュアルを作成し、それを公開していました。しかし、見た目があまり良くないなと感じていて、企業としてサービスを提供している以上、それなりのUIにしたかったというのが大きな課題でした。自社で運用しているWordPress上にマニュアルサイトを構築することも検討していたのですが、ある社員にRunbookを紹介されて、使ってみることにしました。

― Googleドキュメントでの運用では、特にどのような不便を感じていましたか？

髙野氏： 特に不便だったのはリンクです。地図プラグインやGoogle Cloudの管理画面などでお客様がつまずいてしまうといった、製品に関する問い合わせが増えてきた時に、マニュアルのここを見てくださいっていう風に案内することがあったんですけれども、マニュアル内の特定の箇所を案内しようとしても、Googleドキュメントでは、リンクURLが非常に長くなってしまうため、メールでの案内に不便さを感じていました。

― ありがとうございます。そのような課題を解決するために、Runbookの導入を決められたのはなぜでしょうか? 他に比較検討されたサービスはありますか？

髙野氏： 導入の決め手は、UIがとっつきやすかったためです。UIが直感的でイメージしやすかったのが大きかったです。

― Runbookならではの利便性はありましたか？

髙野氏： はい。URLの煩雑さが課題だったので、Runbookでは章や項目ごとにリンクを取得でき、URLが短く案内しやすい点が良いと評価しました。他社のツールや自社ホームページにマニュアルサイトを構築する場合と比較しても、コスト的に大きなメリットがあったことも導入の決め手です。

― 真屋さんは、実際にマニュアルのRunbookへの移行作業を担当されたそうですが、導入から運用開始まで、手間取った点はありましたか？

真屋氏： 移行作業は、Googleドキュメントからテキストをコピー&ペーストするだけで済んだので、テキストの移行自体は一瞬でした。

― それは非常にスムーズでしたね。特に時間を要した作業はありましたか？

真屋氏： その後、見出しのリンク設定や、レイアウトの調整に時間を要しましたが、全体として大きな問題はありませんでした。写真についてはアップロードし直さないといけなかったのですが、それでも数日で移行できました。

― 現在、Runbookをどのように活用され、どのような効果を感じていますか?

真屋氏： Runbookは設定がしやすく、見やすいと評価しています。特に、見出しごとのリンクが利用できるため、お客様への案内が非常にしやすくなりました。また、横に目次があるため、マニュアル内の移動が容易になった点も優れていると感じています。

髙野氏： 私も、顧客に特定のページへのリンクをすぐに送れる点が非常に役立っています。注意喚起を促す吹き出し（コールアウト）機能も、分かりやすくて良いですね。導入後、特に大変だったという記憶もありません。

― Runbookは日々更新していますので、「こういう機能が欲しい」という要望があれば、ぜひお聞かせください。

真屋氏： 一度、デモ画面の動画を載せたかったのですが、動画ファイルを直接載せられなかったので、GIF動画に変換してアップロードを試みましたが、ファイルサイズが大きすぎて載せられなかったことがありました。

― 現在はMP4などの動画形式であればアップロードできるようになっていますので、ぜひ次回お試しください。YouTube動画であればURLを貼り付けるだけで埋め込みも可能です。

真屋氏： それは助かります！ もう一つは、表でセル結合ができると嬉しいです。

髙野氏： アクセス解析機能についても、マーケティング担当に確認して、今後は利用を検討したいと考えています。より細かいアクセス解析はGoogle Analyticsを使うことができますが、今月はどれくらいアクセスがあったんだろうと、ちょっと確認したいときに重宝しますね。

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